Advolux – Mein Erfahrungsbericht

Nachdem ich nun seit über 5 Jahren Advolux von Haufe als Kanzleisoftware einsetze, möchte ich doch einmal meine Erfahrungen in der täglichen Anwendung niederschreiben. Warum nutze ich überhaupt eine Kanzleisoftware? Warum ausgerechnet Advolux?

Keine Sorge, es handelt sich um keinen „gesponserten Beitrag“ oder um einen Werbebeitrag. Es handelt sich lediglich um meine persönliche Meinung.

Es handelt sich auch nich um einen Test oder um einen Review, sondern nur um meine Erfahrungen mit der Anwaltssoftware Advolux.

Warum überhaupt eine Kanzleisoftware?

Grundsätzlich braucht man keine Software. Es gibt nichts, das nicht auch händisch gelöst werden könnte: Termine können im Kalender eingetragen werden. Ein Aktensystem kann mit einer ausgetüftelten Ordnerstruktur selbst angelegt werden. Akten können entweder analog in Papierform geführt oder elektronisch in Ordnern auf dem Rechner abgelegt werden. Texte und Rechnungen können mit Word geschrieben werden, und für e-Mails hat ohnehin jeder Rechner ein Programm.

Früher ging es ja schließlich auch!

Und ich kenne einige Kollegen, die ihre Kanzlei in dieser Form organisieren. Und wenn es funktioniert, warum nicht?!

Für mich stand allerdings von Beginn meiner Tätigkeit an fest, dass ich eine Kanzleisoftware nutzen wollte. Mir gefiel die Möglichkeit, von einem zentralen Punkt aus die gesamte Kanzleiverwaltung im Griff zu haben.

Was eine Anwaltssoftware meiner Meinung nach können sollte?

Kanzleiprogramme gibt es viele. Zu nennen wären etwa RA-Micro, Advoware, AnnoText, DATEV, a-jur oder ReNoStar. Welches Programm zum Einsatz kommt, ist in erster Linie davon abhängig, welche Anforderungen an die Software gestellt werden – und das hängt selbstverständlich von dem geplanten Einsatzzweck und den persönlichen Vorlieben ab.

Ich brauche keine „eierlegende Wollmilchsau“, die das System mit vielen (ggf. unnötigen) Funktionen träge macht, und die ich am Ende überhaupt nicht nutze.

Natürlich hat eine Großkanzlei, die auf einer Vielzahl von Rechtsgebieten tätig ist, andere Anforderungen als eine auf ein Rechtsgebiet spezialisierte Kanzlei mit wenigen Berufsträgern. Meine Kanzlei ist z.B. ausschließlich im Strafrecht tätig. Ich benötige daher keine Notariats-Funkionen und erst recht keine Funktionen rund um das Insolvenzverfahren. Diese Funktionen mögen zwar gut und nützlich sein – für mich wären Sie allenfalls Beiwerk und unnötig (und müssten dennoch bezahlt werden!)

Meiner Ansicht nach sollte sich eine Kanzleisoftware auf das Wesentliche konzentrieren. Das wären:

1. Die (elektronische) Aktenverwaltung

Digitale AkteAlle Informationen und Dokumente zu einer Akte sollen schnell und auf einem Blick aufgelistet werden. Angefangen von Terminen und Wiedervorlagen über die beteiligten Personen, deren Kontaktdaten und Verfahren bis hin zu einem Abbild sämtlicher Postein- und Postausgänge.

Da hier die Mandatsbearbeitung elektronisch erfolgt, war zudem wichtig, dass die gesamte Akte (sinnvoll!) digital abgebildet wird. Die einzelnen Dokumente sollten übersichtlich dargestellt werden und durchsuchbar sein.

2. Dokumentenerstellung

Besonders wichtig war mir die Möglichkeit der automatisierten Dokumentenerstellung.

Bei der Erstellung eines Schriftsatzes oder eines Schreiben sollen automatisch die Anschrift des Empfängers und die wesentlichen Aktenzeichen eingefügt werden. Ebenso sollte das Dokument mit Inhalten aus der Akte oder mit situationsabhängigen Textbausteinen gefüllt werden können – In einer „idealen Anwaltswelt“ können Standard-Schreiben so mit wenigen Klicks und ohne weitere Anpassungen erstellt und versendet werden.

Ich hatte diese Art der Dokumentenerstellung schon vor Jahren bei einem Kollegen gesehen und war fasziniert von der Einfachheit der Erstellung – gerade weil ich parallel aus einer anderen Kanzlei noch die händische Texterstellung kennenlernen „musste“. Seitdem missfiel mir der Gedanke, ellenlange Texte immer und immer wieder abtippen oder Textbausteine und Vorlagen irgendwo händisch heraussuchen und zusammenkopieren zu müssen.

3. Work-Flow

Entscheidend für die Zufriedenheit im Umgang mit einer Software ist der Work-Flow. Ein angenehmes Arbeiten ist nur möglich, wenn die Software angemessen schnell arbeitet und alle Funktionen leicht und intuitiv auffindbar sind. Ich möchte mich nicht erst durch 5 Menüs klicken müssen, um zu erfahren, wie das Aktenzeichen des führenden Verfahrens lautet oder welcher Rechnungsbetrag noch offen ist.

Nach Möglichkeit sollten die einzelnen Funktionen auch sinnvoll miteinander verknüpft sein – etwa der Hinweis auf Parallelverfahren oder – wie oben – die mandantenabhängige Texterstellung.

4. Verfügbarkeit auf Mac (Apple)

Ein wesentliches Auswahlkriterium war die Verfügbarkeit der Software auf Apple-Systemen. Und es hat sich gezeigt, dass die Auswahl an Programmen, die nativ auf einem Mac lauffähig sind, äußerst klein ist. Die meisten Kanzleiprogramme laufen ausschließlich auf Windows-Rechnern – Das Installieren von Windows kam auf meinen iMacs kam für mich aber nie in Frage.

5. Mobiles Arbeiten

Der Anwalt ist oft auf Reisen. Der Zugriff auf die Kanzleidaten ist daher nicht nur praktisch, sondern oft auch notwendig.

6. Zukunftssicherheit

Wer sich einmal für eine Software entscheidet, muss diese Auswahl sorgfältig treffen. Jede Software hat ihr eigenes Dateisystem. Deshalb kann nicht mal eben schnell von einem auf das andere Programm gewechselt werden.

Wichtig war mir daher auch, dass ich ein Kanzleiprogrmm nutze, welches von einem rennomierten Hersteller stammt und damit zumindest die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass ich das Programm auch noch in Jahren ohne Probleme nutzen kann.

7. Optik

Und ja, auch das Design einer Anwendung ist wichtig. Eine Bedienoberfläche, mit der man acht Stunden am Tag arbeitet, sollte nicht aussehen, als ob sie direkt den 90ern entsprungen ist.

Vorerfahrung mit anderer Software

mobiles arbeitenNatürlich habe ich nicht jede verfügbare Kanzleisoftware ausprobiert – Ich möchte mir daher auch nicht anmaßen, einen vollumfassenden Überblick und einen abschließenden Vergleich mit allen verfügbaren Kanzleiprogrammen bieten zu können.

Einzig RA-Micro konnte ich einige Zeit in einer (anderen) Kanzlei verwenden. Und naja, RA-Micro kam bei mir nie zum Einsatz…

Advolux – Meine Erfahrung

Im Folgenden möchte ich einen kurzen Überblick geben, wie Advolux bei mir eingesetzt wird. Ich möchte und kann nicht auf jede Funktion eingehen, lediglich auf einzelne, von mir besonders herausgestellte Funktionen hinweisen.

0. Einleitung

Advolux wird von der Haufe-Lexware GmbH vertrieben. Das Unternehmen „Haufe“ ist u.a. bekannt für seine Software für Unternehmen und Juristen, also durchaus ein „Big-Player“ in diesem Bereich.

Advolux ist in einer Windows- und in einer Mac-Version zu haben. Bei mir kommt die Mac-Version zum Einsatz.

Für den Betrieb muss mindestens eine Lizenz erworben werden. Diese ist jeweils ein Jahr gültig. Mit einer Lizenz kann man sich auf beliebig vielen Rechnern anmelden. Das heißt, dass Advolux grundsätzlich auf mehreren Rechnern installiert werden kann. So kann man auch mit „nur“ einer Lizenz sowohl von zu Hause aus als auch unterwegs und in der Kanzlei arbeiten.

Mehrere Lizenzen sind erst dann nötig, wenn sich mehrere Personen gleichzeitig (!) an einer Datenbank anmelden wollen – etwa der Anwalt und das Sekretariat. Entscheidend ist also immer, wie viele Personen parallel arbeiten wollen.

Advolux wird hier mit einer 2er-Lizenz genutzt.

1. Setting

In der Kanzlei ist Advolux auf zwei iMacs und einem MacBook installiert. Ein iMac fungiert dabei als Server. Auf diesem ist die Datenbank abgespeichert. In dieser Datenbank sind sämtliche Dokumente gespeichert. Über das Netzwerk können die anderen Rechner auf die Datenbank zugreifen.

Mittels einer VPN-Verbindung zum Kanzlei-Netzwerk ist damit auch das mobile Arbeiten von unterwegs möglich (Besonders praktisch, wenn man am Sonntag „mal eben schnell“ ein Dokument aus einer Akte braucht!).

Erfahrungsgemäß sollten die Rechner idealerweise über mindestens 8GB RAM verfügen. Damit ist gewährleistet, dass das Arbeiten flüssig und reibungslos funktioniert, auch wenn mehrere Nutzer parallel auf die Akten zugreifen.

2. Installation

Die Installation verlief (erwartungsgemäß) ohne Probleme. Egal ob nur eine Einzelplatzinstallation erforderlich ist, oder eine Installation auf einem Server notwendig ist – Die Installation kann auch von Laien problemlos und vor allem erfolgreich durchgeführt werden.

3. Einarbeitung

Advolux 1Eine Einarbeitung ist im Grunde nicht notwendig. Advolux ist insoweit selbsterklärend. Bereits nach dem ersten Start sind alle wichtigen Elemente sofort sichtbar und intuitiv zu bedienen.

Die Oberfläche ist übersichtlich und aufgeräumt.

Diese Einfachheit heißt freilich nicht, dass Advolux nur rudimentäre Funktionen bietet. Ganz im Gegenteil: Advolux bietet eine tiefgehende Funktionsvielfalt. Das Schöne ist aber: Man kann Advolux ohne Weiteres und ohne langwierige Einarbeitungszeit sofort effizient nutzen.

Für den schnellen Überblick wird ein kurzes Einführung-Handbuch („Schnelleinstieg“) mit allen wichtigen Erklärungen angeboten. Um wirklich alle Funktionen und Kniffe kennenzulernen, kann ein 230-Seiten starkes Benutzerhandbuch heruntergeladen werden.

4. Aktenverwaltung

Advolux arbeitet mit einem Reitersystem. In jeder Akte hat man Zugriff auf alle Informationen und Dokumente. Die Reiter decken die gesamte Mandatsbearbeitung ab – etwa: „Beteiligte“, „Verfahren“, „Termine“, „Aufgaben“, „Dokumente“, „Abrechnung“…

Unter „Beteiligte“ sind bspw. sämtliche Personen inklusive deren Kontaktdaten und ihrer Rolle im Verfahren aufgelistet. Im Reiter „Dokumente“ befindet sich das digitale Abbild der Akte, d.h. sämtliche Posteingänge und Postausgänge, standardmäßig chronologisch sortiert.

Das bedeutet, dass man ohne Suchen mit jeweils einem Klick an die gewünschten Informationen gelangt und die dazugehörigen Aktionen schnell ausführen kann.

Advolux ist darauf ausgerichtet, die Mandatsbearbeitung vollständig elektronisch führen zu können. Sämtliche Dokumente können in die Dokumentenübersicht eingefügt werden. E-Mails können direkt im Programm abgerufen und zugeordnet werden. Auch die Termine und Wiedervorlagen werden vom Programm organisiert – Man hat zu jedem Vorgang immer die komplette Akte übersichtlich im Blick.

5. Dokumentenerstellung

Wie oben bereits ausgeführt, war mein wichtigstes Anliegen an eine Kanzleisoftware, dass Dokumente schnell und einfach, wenn nicht gar weitestgehend automatisiert erstellt werden können. Hier macht mich Advolux (nahezu) wunschlos glücklich.

Zu Beginn ist ein Briefkopf zu erstellen. Dabei kann man auf verschiedene Vorlagen zurückgreifen oder seinen eigenen verwenden.

Bei der Erstellung von Schreiben oder Schriftsätzen werden dann von Haus aus automatisch die Empfängerdaten aus der Akte übernommen. Auch das Aktenzeichen, das aktuelle Datum, das Rubrum der Akte, die Anreden und der Name des Erstellers werden eingefügt.

Darüber hinaus können aber noch eine Vielzahl weiterer Daten eingefügt werden, die abhängig von jeweiligen Mandat und von der jeweiligen Vorlage sind.

Kurzum: Mit einem Klick ist der Schriftsatz eigentlich schon fertig!

Da ich seit Beginn meiner anwaltlichen Tätigkeit mit einem Kanzleiprogramm arbeite, war mir diese Funktion so selbstverständlich, dass ich es schon deshalb nicht nachvollziehen kann, wie man ohne automatischen Erstellung auskommen soll. Es soll immer noch Kollegen geben, die bei jedem Schreiben händisch die Empfängerdaten eingeben…

Darüber hinaus bietet Advolux eine Vielzahl von Vorlagen an. Diese können bei der Dokumentenerstellung ausgewählt werden. Die Vorlagen reichen von einer „Mandatsbestätigung“ über „Zahlungserinnerungen“ bis hin zu diversen „Klagen“.

Bei der Erstellung der Dokumente werden ggf. weitere Daten abgefragt, die dann ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt werden. Oftmals kann auch zwischen mehreren Text-Alternativen gewählt werden.

Sämtliche Vorlagen können nach Belieben erstellt und individualisiert werden. Besonders schön: Es können selbst eigene Auswahlfehlder und Abfrageboxen erstellt werden (Dazu unten mehr). So haben wir hier eine Reihe von Vorlagen und Text-Varianten erstellt, sodass je nach Situation und Mandant schnell und einfach die entsprechenden Dokumente erstellt werden können – quasi auf Zuruf und ohne lästiges Abtippen.

Beispiel gefällig?

  1. Nach Abschluss des Mandats wird ein Schreiben zur Mandatsbeendigung verschickt. Der grundsätzliche Text ist vorgefertigt. Die persönlichen Daten und die jeweilige Anrede werden ohnehin automatisch eingefügt. Während der Erstellung wird u.a. zusätzlich noch abgefragt, ob noch eine Abschluss-Rechnung offen ist und ob um eine Bewertung auf Google gebeten wird. Beide Checkboxen können an- oder abgewählt werden. Je nach Auswahl wird dann ein entsprechender weiterer Textbaustein eingefügt – praktisch!
  2. Bei einem Akteneinsichtsgesuch wird von dem Mandanten entweder als „Beschuldigter“, als „Angeschuldigter“ oder als „Angeklagter“ gesprochen, abhängig davon, in welchem Verfahrensstand sich das Verfahren befindet.

6. Rechnungserstellung

Advolux RechnungserstellungAuch die Erstellung von Rechnungen ist denkbar einfach. Während andere Kollegen mühsam einzelne Gebührentatbestände bestimmen und deren Höhe händisch zusammenrechnen und eintragen, wird bei Advolux entweder zwischen einer der vorgefertigten (und frei einstellbaren) Rechnungsvorlagen gewählt (z.B. „Wahlverteidigung, 1. Instanz“, „Klage mit Vergleich“) oder aber einzelne Gebührentatbestände einfach angeklickt. Die Berechnung der Umsatzsteuer oder die Anrechnung von Vorschüssen und Gebühren geschieht automatisch.

Rechnungsnummern werden automatisch vergeben.

Genauso einfach können Zahlungseingänge direkt im Programm gebucht werden. So sieht man jederzeit, ob noch Rechnungen offen sind.

7. Exkurs: Anpassen von Vorlagen / Skripte

Sämtliche Vorlagen können individuell angepasst werden. Selbstverständlich können auch eigene Vorlagen erstellt werden.

Am einfachsten ist es, nur den Text einer Vorlage zu ändern. Hierzu muss lediglich die Vorlage ausgewählt und in Word oder einem anderen Office-Programm der entsprechende Text geändert werden. Wem also die Formulierung in einer Klage nicht gefällt, muss hierzu lediglich die entsprechende Zeile mit dem Wunschtext versehen.

Es ist aber auch möglich, anhand von Skripten eigene Funktionen und Inhalte aus der Akte einzufügen. Auch hier kann ich natürlich nur einen kurzen Überblick geben – Zumal sich eine sehr umfangreiche Anleitung hierzu im Handbuch finden lässt.

Eines vorweg: Die Erstellung von Vorlagen mit Skripten gehört sicherlich zu einem der tiefgehendsten Funktionen von Advolux – zugleich bedarf es hierfür auch etwas Einarbeitungszeit. Zwar wird auch im Programm selbst ein Tool angeboten, welches bei der Erstellung und Anpassung von Vorlagen sehr hilfreich ist. Gleichwohl sollte man hier die ein oder andere Stunde zum Testen und Werkeln einplanen.

Was ist ein Skript?

Bei einem Skript handelt es sich – ich bin nur ein Technik-Laie! – um eine kurze Code-Zeile. Mit dieser kann auf Daten und Informationen in der Akte zugegriffen werden. Diese Informationen werden anschließend im Dokument ausgegeben. Diese Inhalte können etwa sein:

  • Namen und Anschriften von Mandanten und Beteiligten
  • Verfahren (Az., Behörde)
  • Betreffzeilen
  • Fristberechnungen (z.B. in Tagen oder Wochen)
  • Kosten und Auslagen
  • Anhänge
  • Textbausteine
  • Anreden und Grußformel
  • usw

Es können auch eigene Auswahlfelder erstellt und mit verschiedenen Textvarianten oder Informationen gefüllt werden. Bei der Erstellung von Dokumenten werden dann diese Felder abgefragt.

Aber keine Angst: Man muss die Skripte natürlich nicht auswendig lernen, mithilfe eines Assistenten kann man die entsprechenden Skripte einfach per Mausklick einfügen.

Das sieht dann bei der Vorlagenerstellung so aus:

a)

Rechts sieht man den Vorlagentext, und links den Assistenten, mithilfe dessen man die Skripte auswählen kann.

Das Skript Einführungszeichen oben Briefgruss“ gibt bspw. die  abschließende Grußformel ein, die von dem jeweiligen Empfänger (z.B. Anwälte: „Mit freundlichen kollegialen Grüßen“) abhängig ist.

Die Skripten“ Ende Rechnung“ und „Bewertung“ sind von uns erstellt und geben unserer eigenen Textvarianten wieder.

Advolux Skripte 2

b)

Bei der Erstellung der Dokumente werden dann u.a. die Checkboxen für die Felder “Rechnung“ und “Bewertung“ abgefragt.

Die jeweiligen Bedingungen können individuelle eingefügt werden.

c)Advolux Skripte 3

Um im fertigen Dokument sieht das Ganze dann so aus:

Das ist alles viel schwerer, verständlich zu erklären, als es ist. Dabei sollte man natürlich auch bedenken, dass die Zeit, die man für die Erstellung von geeigneten Vorlagen und Bausteinen investiert, in jedem Fall in der täglichen Praxis doppelt und dreifach eingespart wird.

8. Mobiles Arbeiten

Auch das mobile Arbeiten, das heißt der Zugriff auf auf die Kanzleidaten von unterwegs, ist möglich.

Von Haus aus bietet Advolux die Möglichkeit an, Akten „auszuchecken“. Die ausgecheckte Akte kann gespeichert und so von unterwegs aus – auch ohne Internetverbindung – von einem anderen Rechner (mit Advolux) bearbeitet werden. Solange die Akte ausgecheckt ist, kann sie auf dem „Hauptrechner“ nicht verändert werden.

Diese Lösung hat sich für mich als nicht praktikabel erwiesen. Selten möchte man nur wenige Akten mitnehmen oder weiß bereits vor Reiseantritt, welche Akten benötigt werden. Oft ist es so, dass ich von unterwegs „einfach mal“ in die Akten schauen möchte, um die ein oder andere kleine Sache abzuarbeiten.

Ich bin daher dazu übergegangen, mittels einer VPN-Verbindung auf das Kanzlei-Netzwerk zuzugreifen. Ich kann genau so arbeiten, als wäre ich vor Ort in der Kanzlei und habe alle Akten offen –  es ist für die Aktenbearbeitung also egal, ob ich zu Hause, in der Kanzlei, im Zug oder im Hotel bin. Nachteil ist, dass ich natürlich immer auf eine bestehende Internetverbindung angewiesen bin. Aber hey, im Auto kann man ohnehin nicht arbeiten, und im Zug und Hotel gibt es immer WLAN.

Möglich ist auch, dass einzelne Dateien per Drag-and-Drop aus Advolux „herausgezogen“ und z.B. nur für einen Gerichtstermin auf das MacBook kopiert werden.

 

9. Support

Falls doch einmal Probleme auftauchen sollten, hilft kurzfristig der Support weiter – entweder telefonisch, per e-Mail oder auch per Fernwartung. Darüber hinaus gibt es ein offizielles Anwender-Forum sowie eine Facebook-Gruppe.

Ich hatte den Support lediglich einmal hinsichtlich einer Frage zur Wiederherstellung aus einem Backup kontaktieren müssen. Der zuständige Mitarbeiter konnte mir telefonisch helfen und das Problem lösen.

Fazit

Ich bin mit Advolux überaus zufrieden. Es erleichtert den Kanzleialltag ungemein. Advolux bietet alle Funktionen, die ich von einer Kanzleisoftware erwarte. Das Programm arbeitet zuverlässig und schnell, und lässt sich intuitiv bedienen. Besonders hervorzuheben ist sicherlich die Möglichkeit, auch tiefgreifende Änderungen in den Vorlagen vornehmen zu können.

Natürlich ist auch Advolux nicht perfekt, aber schon sehr nah dran. Die Software wird stetig weiterentwickelt und es erscheinen regelmäßig Updates.

Meine Entscheidung für Advolux habe ich zu keinem Zeitpunkt bereut. Jeder Kollege, der plant, sich ein Kanzleiprogramm zuzulegen, und vorzugsweise mit Macs arbeitet, sollte sich Advolux unbedingt ansehen.

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